[Contoh] Sistem Informasi Persuratan Terpadu

Catatan: Studi kasus ini adalah CONTOH yang disertakan saat instalasi agar tampilan halaman dapat dinilai. Ganti dengan proyek nyata melalui menu Portofolio di panel admin.

Pencatatan surat masih memakai buku agenda fisik. Pencarian arsip lama membutuhkan waktu berjam-jam, dan disposisi sering tertahan karena pimpinan sedang bertugas di luar kantor.

Akibatnya, tindak lanjut atas surat masuk kerap melewati tenggat, sementara tidak ada catatan yang menunjukkan di tahap mana proses tertahan.

Kami membangun sistem persuratan berbasis web yang dapat diakses dari perangkat apa pun.

Yang diterapkan

• Penomoran surat otomatis sesuai format yang berlaku.
• Pemindaian dan pengarsipan digital dengan pencarian teks penuh.
• Alur disposisi berjenjang mengikuti struktur organisasi.
• Notifikasi otomatis untuk disposisi yang belum ditindaklanjuti dalam batas waktu.
• Jejak audit lengkap untuk setiap perubahan status.

• Waktu pencarian arsip turun dari hitungan jam menjadi di bawah satu menit.
• Disposisi dapat dilakukan dari luar kantor, memangkas keterlambatan tindak lanjut.
• Pimpinan memperoleh dasbor yang menunjukkan surat yang mendekati tenggat.